La dématérialisation : comment ça marche ?

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La dématérialisation des documents est aujourd’hui un élément important de la stratégie de transformation et de la réduction budgétaire des entreprises. Ce dispositif présente de nombreux avantages, mais implique le respect de certaines contraintes pratiques et surtout légales.

Du point de vue de la réglementation :

  • La loi du 13 mars 2000 et le décret d’application du 31 mars 2001, définissent la valeur juridique des documents numériques, en lui donnant la même valeur probante que l’écrit papier, en introduisant la signature électronique.
  • La loi du 9 décembre 2004 et l’ordonnance du 8 décembre 2005, avec la mise en place du référentiel général de sécurité (RGS), dont la version 2.0 est publiée en juin 2014, entérinent l’entrée dans l’ère numérique de l’administration française.
  • La loi du 29 décembre 2012 et les décrets associés, assouplissent les modes de constitution des faisceaux de preuves.

De plus en plus d’entreprises choisissent la dématérialisation, mais quels sont les documents les plus numérisés ? 

  • 54% des factures
  • 53% des contrats
  • 48% du courrier
  • Le traitement d’une facture fournisseurs est un processus coûteux estimé à environ 15 euros.
  • En automatisant la gestion des factures, les entreprises économisent 25 à 50% des coûts de traitement.

Le gain de temps n’est pas négligeable lorsque l’on sait qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à la chercher ! Un classement numérique permet de gagner un temps considérable et donc d’être plus productif. 

Comment se tourner vers la dématérialisation ?

Dans un premier temps, vous devrez mettre en place un outil d’archivage numérique. Chez Bonne Impression, nous pouvons vous proposer notre solution Bi Mydoc !

Bi Mydoc est une solution de gestion de documents développé par notre partenaire Eukles. Elle vous permet de stocker, archiver et partager de manière simple vos documents grâce à une interface adaptée et des arborescences normées.

Dématérialiser ses documents permet-il de limiter les risques ?

Oui, les solutions Bi Mydoc intègre une sécurité grâce à une sauvegarde vous permettant de limiter les risques de suppression malencontreuse. La sauvegarde est un atout considérable de la dématérialisation.

La confidentialité des données est une priorité. Toutes les solutions de gestion des documents sont en accord avec les exigences européennes RGPD.

Pour plus d’informations sur les solutions de gestion des documents , n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondrons à vos questions, et nous vous accompagnerons dans vos projets !

http://www.documentstore.fr/actualite/188-dematerialisation-conformite-reglementaire.html

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